Након пријема поднесака странке евидентирање предмета се врши путем терминала. У датотеку се уносе подаци о странци и врсти и садржини предмета, изузев редног броја који се по појединим класификационим знацима аутоматски додељују. Само евидентирање односно обележавање предмета врши се по врсти предмета, и то ознаке:
          1) Ц - "црвени предмет" - обележавају се првостепени управни предмети у којима се поступак покреће по захтеву странке,
          2) Ж - "жути предмет" - обележавају се првостепени управни предмети у којима се поступак покреће по службеној дужности,
          3) П - "плави предмет" - обележавају се другостепени управни предмети у којима другостепени орган покреће поступак по жалби, захтеву или предлогу,
          4) Л - "љубичасти предмет" - обележавају се другостепени управни предмети у којима је поступак покренут по службеној дужности,
          5) И - "испрекидани црвени предмет" - обележавају се управни предмети поводом употребе ванредних правних средстава уложених код првостепеног органа,
          6) Ц - "испрекидани плави предмет" - обележавају се управни предмети поводом употребе ванредних правних средстава уложених код првостепеног органа,
          7) О - "бели предмети" - вануправни.
	Ради утврђивања да ли се акт или поднесак који се заводи односи на предмет који је већ заведен у основној евиденцији, датотека се претражује на терминалу према презименима и именима странака, односно према класификационим знацима под којим се предмет води.
	Новопримљени предмет се евидентира, а након тога се аутоматски штампа прва страна омота списа, потврда о пријему поднеска и општа уплатница за плаћање прописане административне таксе. Путем терминала врши се стално ажурирање свих података неопходних за праћење кретања и начин решавања управних предмета, а евидентирају се све промене код сваког предмета у погледу врсте предмета. На крају радног дана треба одштампати садржину свих евидентираних предмета за тај дан и одложити у посебан досије који служи као паралелна евиденција у случају евентуалног уништења података меморисаних у одговарајућим уређајима. 
	При томе, могу се штампати дневни извештаји, периодични извештаји, оперативни извештаји, годишњи извештаји и аналитички извештај о свим нерешеним предметима.
	Када су у питању дневни извештаји, могу се израдити:
          1) извештај о кретању предмета управног поступка појединог органа државне управе односно организационе јединице (може се бирати да ли се желе црвени предмети, жути предмети), сврстани у групе - решени односно нерешени предмети;
          2) извештај о кретању вануправних предмета по појединим органима (бели предмети), сврстани у групе - решени, нерешени;
          3) рекапитулација о кретању предмета управног поступка свих органа државне управе односно организационих јединица (свега решено - нерешено по врстама предмета и класификационим знацима);
          4) рекапитулација о кретању стварних и обичних личних предмета свих органа државне управе односно организационих јединица.
          Периодични извештају штампају се као аналитички прегледи "од датума до датума" који обухватају све решене и нерешене предмете по органима државне управе, односно организационим јединицама и врстама предмета (управни и вануправни), са збиром предмета по класификационим знацима и збиром за поједине органе државне управе односно организациону јединицу.
	Такође, у оквиру динамике пријема и архивирања предмета добијају се оперативни извештаји за дневно праћење стања решавања архивирања управних и вануправних предмета, и то:
1) преглед нерешених управних предмета код одабраних организационих јединица, односно органа државне управе са стањем на дан унетог датума (предмети чији су рокови решавања истекли са датим датумом)