бројчаног картона уписује се класификациони знак кроз годину у којој се евидентира предмет. Означавање под којим редним бројем су евидентирани предмети врши се заокруживањем плавом бојом редних бројева, одштампаних на бројчаном картону.На предњој страни бројчаног картона одштампани су бројеви од 1 до 100, а на полеђини од 101 до 200. Следећи бројчани картон на предњој страни има бројеве од 201 до 300, а на полеђини од 301 до 400 и тако редом до броја 1000. Ако у оквиру одређеног класификационог знака има преко 1.000 предмета, бројеви преко 1.000 заузимају се заокруживањем бројева у картонима бројевима од 1 до 200 и даље, с тим што се у горњем левом углу уписује одговарајућа 1.000.
	Картице служе за вођење евиденције о предметима, а штампају се на јединственом обрасцу, тако што се:
          (1) евиденција о вануправним предметима води на картицама беле боје;
          (2) евиденција о првостепеним управним предметима у којима се поступак покреће поводом захтева странке води на картицама беле боје са црвеним рубом;
          (3) евиденција о првостепеним управним предметима у којима се поступак покреће по службеној дужности води на картицама беле боје са жутим рубом;
          (4) евиденција о другостепеним управним предметима у којима се поступак покреће поводом жалбе води на картицама беле боје са плавим рубом;
          (5) евиденција о предметима другостепеног управног поступка у којима се поступак покреће по службеној дужности води на картицама беле боје са љубичастим рубом;
          (6) евиденција о управним предметима поводом употребе ванредних правних средстава уложених код првостепеног органа води на картицама беле боје са испрекиданим црвеним рубом;
          (7) евиденција о управним предметима поводом употребе ванредних правних средстава уложених код другостепеног органа воде на картицама беле боје са испрекиданим плавим рубом.
	Поред тога, код првостепеног органа државне управе жалбе се евидентирају на белим картицама и одлажу се иза картице где је евидентиран основни предмет.
	У картотеци у оквиру истог класификационог знака редослед ређања преградних и бројчаних картона и картица је следећи: преградни картон, бројчани картон и картице, с тим што се истобојне картице ређају једна до друге.
	У оквиру истог класификационог знака картице се слажу следећим редом:
          - иза бројчаног картона слажу се по редном броју картице вануправних предмета;
          - иза картица вануправних предмета слажу се по азбучном реду почетног слова, презимена физичког лица или назива правног лица, картице евидентираних предмета првостепеног управног поступка, који се покреће поводом захтева странке;
          - иза картица предмета првостепеног управног поступка, који се покреће поводом захтева странке, слажу се по редном броју картице предмета првостепеног управног поступка који се покреће по службеној дужности;
          - иза картица предмета првостепеног управног поступка, који се покреће по службеној дужности, слажу се по редном броју картице евидентираних управних предмета поводом употребе ванредних правних средстава уложених код првостепеног органа;
          - иза картица управних предмета поводом употребе правних средстава уложених код другостепеног органа слажу се по редном броју картице евидентираних предмета другостепеног управног поступка, који се покреће поводом жалбе;
          - иза ових картица слажу се по редном броју картице другостепеног управног поступка који се покреће по службеној дужности;
          - иза ових картица слажу се по редном броју картице евидентираних управних предмета поводом употребе ванредних правних средстава уложених код другостепеног органа.
	Приликом евидентирања предмета, на празну картицу најпре се уписују основни подаци